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帳票ワークフローを発議する

帳票をシステム上で作成する方法、承認順序・押印欄を確認して発議するまでの流れについて説明します。

帳票ワークフロー画面を開く

案件トップページから［提出書類］にカーソルを合わせ、表示された帳票一覧から、新規に作成したい帳票（例：様式-9工事打合簿（平成23年度））を選択します。

帳票ワークフロー発議画面について

「帳票ワークフロー発議」画面は、帳票を新規作成し、承認順序で決裁を回すためのメイン画面です。

①ワークフロー処理エリア：

帳票の発議や一時保存等、ワークフローの処理に関わる操作を行うエリアです。

②帳票入力エリア：

提出する帳票の具体的な情報を記入するメインエリアです。

③承認順序・押印欄設定エリア：

帳票が誰に承認されるかを確認し、設定するエリアです。

④ファイル添付エリア：

帳票に関連する資料をアップロードするエリアです。

⑤ワークフロー情報入力エリア：

システム上で管理するための情報入力や、承認者に円滑な回答を促すための設定を行うエリアです。

帳票の基本事項を入力する

画面上部の入力欄に、発議年月日、工事名、標題、内容等を入力・選択します。

※「様式-9工事打合簿（平成23年度）」の場合の入力例

発議者：

発議者の職位によって発注者、受注者のいずれかが自動で選択されています。（※必須入力）

発議年月日：

発議する日付を入力します。未入力の場合、電子納品作成時に一括設定することも可能です。（※任意入力）
※日付を遡って設定することも可能です。

発議事項：

必ずいずれかを選択してください。「その他」を選択した場合のみ括弧内に詳細を記載することができます。発議事項に合わせて「ワークフロー情報」の「登録フォルダ」が自動で変更します。（※必須入力）

工事名：

案件名が自動入力されています。（※任意入力）

内容：

内容を記載します。（※任意入力）

処理・回答（発注者）：

発議者が発注者の場合、入力してください。（※任意入力）

処理・回答（受注者）：

発議者が受注者の場合、入力してください。（※任意入力）

帳票にファイルを添付する

帳票に他のファイル等を引用したい場合、添付することができます。PC内のファイルを選択する「参照ファイル指定」、または文書管理に保存したファイルを選択する「文書管理内ファイル指定」のいずれかでファイルを指定します。

※ファイルは一度に５つまで登録することができます。ファイルの登録を繰り返すことで、ファイル数の上限なくファイルを添付できます。
※一度に添付できるファイルの上限は10GBです。

「参照ファイル指定」の場合

１.「添付ファイル」の［追加］ボタンをクリックします。

２.「指定方法」が「参照ファイル指定」になっていることを確認した上で、「ファイル」にある［ファイルを選択］ボタンをクリックしファイルを選択します。

※ドラッグ＆ドロップでも追加可能です。複数ファイルを追加する場合、追加する全てのファイルを選択しドラッグ＆ドロップしてください。

「文書管理内ファイル指定」の場合

１.「指定方法」で「文書管理内ファイル指定」にチェックを付けます。

２.「ファイル」の［選択］ボタンをクリックします。

3.文書管理で保存されているフォルダを開きます。

4.添付したい文書名にチェックを付けて［設定］ボタンをクリックします。

5.「ファイル」にファイル名が表示されていることが確認できたら［登録］ボタンをクリックします。

承認順序・押印欄を確認する

承認順序を職位名（主任監督員、現場代理人等）・承認者名で自由に順序を設定することが可能です。また押印欄の有無を帳票ごとに切替えすることもできます。基本承認順序が設定されている場合、優先順位の高い基本承認順序が初期設定されていますので、都度承認順序・押印欄を設定する必要はありません。ここでは確認方法を説明します。