情報共有システム活用ガイドラインでは、事前協議チェックシート等で、受発注者間で利用するファイルの取り決めをします。
工事の場合は、ソフト名＋バージョン情報、ファイルの日付の管理を記入します。
業務の場合は、ソフト名＋バージョン情報を記入します。
電子納品の管理情報では、受発注者間で取り決めた内容に沿って「オリジナルファイル作成ソフトバージョン情報」と「打合せ簿の日付情報」を一括設定することが可能です。

オリジナルファイル作成ソフトバージョンを一括設定する

オリジナルファイルの作成ソフトバージョンとは、電子納品する際の、ソフトウェアバージョン名を一括で反映することができる機能です。ソフトウェア名とバージョンを記載することをおすすめします。
例）EXCEL 365

１. 案件トップページから[その他]にカーソルを合わせ、［電子納品］をクリックすると「工事情報参照」画面が開きます。電子納品共通メニューの[一括設定]をクリックします。

２.「一括設定」画面が開くので、[変更]ボタンをクリックします。

３.「一括設定編集」画面が開きます。作成ソフトバージョン一覧にて追加を進めますので[追加]ボタンをクリックします。 未設定のファイルだけでなく、既に作成ソフトバージョンの設定がされているファイルも上書きで設定を行いたい場合は、「既に作成ソフトバージョンが設定されているオリジナルファイルも上書きする。」にチェックを付けます。

4.「一括設定：作成ソフトバージョン登録」画面が開きます。 　
ここでは拡張子とソフトバージョン名を入力し、[登録]ボタンをクリックします。

拡張子：：

ドット(.)から先を入力します。「.pdf」の場合は、「pdf」を入力します。

ソフトバージョン名：

該当ファイルを開く際に起動するソフト名を入力します。

以下の内容を参考に入力してください。

拡張子	ソフトバージョン名
pdf	Adobe Acrobat Reader
xlsx	Microsoft Excel
docx	Microsoft Word

5.登録ができると画面上に内容が反映されます。 登録内容を確認し、よろしければ[保存]ボタンをクリックします。

6.登録した内容を該当するファイルに対して一括で設定ができます。 [一括反映]ボタンをクリックし、[OK]ボタンをクリックします。

7.「作成ソフトバージョン一括反映結果」画面にて、設定の反映が行われた文書を確認できます。

これでオリジナルファイル作成ソフトバージョンを一括設定する一連の手順は終了です。

打合せ簿の日付情報を一括設定する

打合せ簿の「管理情報の発行日付」、「管理情報の受理日付」、「管理情報の完了日付」を一括設定することができます。

１. 案件トップページから[その他]にカーソルを合わせ、［電子納品］をクリックすると「工事情報参照」画面が開きます。電子納品共通メニューの[一括設定]をクリックすると設定画面に遷移します。

２.「一括設定」画面が開くので、[変更]ボタンをクリックします。

３.「一括設定編集」画面が開きますので、「打合せ簿の日付情報」で該当する日付のプルダウンから選択をします。

「帳票の承認履歴での発議された日付を設定する。」

該当帳票の処理履歴一覧にて発議者が発議を行った日付が反映されます。

「帳票の承認履歴での受理された日付を設定する。」

該当帳票の処理履歴一覧にて受注者が発議した場合、承認順序において最初の発注者の承認した日付が反映されます。発注者が発議した場合、承認順序において最初の受注者の承認した日付が反映されます。

「帳票の承認履歴での最終承認された日付を設定する。」

該当帳票の処理履歴一覧にて承認順序において最後の決裁者が承認をした日付が反映されます。

「帳票に記載されている発議年月日を設定する。」

発議時に入力をした発議年月日が反映されます。

「帳票に記載されている受理日を設定する。」

承認をする時に入力をした「処理・回答欄の年月日」が反映されます。
※工事打合せ簿のみ記載する欄があります。他帳票は記載欄がないため、選択をしても反映されませんのでご注意ください。

「帳票に記載されている完了日を設定する。」

該当帳票の処理履歴一覧にて処理が「完了」となっている日付が反映されます。

４.選択ができたら[保存]ボタンをクリックします。
※未設定のファイルだけでなく、既に日付の設定がされているファイルも上書きで設定を行いたい場合は、「既に日付が設定されている管理情報も上書きする。」にチェックを付けます。

5.登録した内容を該当するファイルに対して一括で設定ができます。
[一括反映]ボタンをクリックし、[OK]ボタンをクリックします。

6.「作成ソフトバージョン一括反映結果」画面にて、設定の反映が行われた文書を確認できます。

これで打合せ簿の日付情報を一括設定する一連の手順は終了です。