文書管理

21. ワークフローの決裁書類を追加するには

ワークフローで「保存フォルダ・ファイル」が設定されている場合、案件終了後に本文ファイルが文書管理に登録されます。この登録されたファイルに対し、文書管理上でファイル(文書)を追加することが可能です。

ワークフローの決裁書類追加した場合、文書管理上はファイル(文書)が追加されますが、ワークフローの決裁自体にはこのファイル(文書)は追加されません。

⇒ワークフローの設定についての詳細は「9. ワークフローを作成するには」別紙「オンラインヘルプ-ワークフロー」-「9. ワークフローを作成するには」をご覧下さい。
  1. 画面上部の文書管理（文書管理アイコン）をクリックします。
  2. “文書管理”画面が表示されますので、ワークフローで「保存フォルダ・ファイル」に指定されたフォルダ(「保存フォルダ・ファイル」でファイル(文書)が指定されている場合は、そのファイル(文書)のあるフォルダ)を選択します。 （フォルダを選択するにはフォルダの選択方法は「25.フォルダ・文書を選択するには」-「フォルダを選択するには」をご覧ください。）
  3. “文書管理”画面が表示されます。ワークフローから登録された文書の場合、ワークフロー単位でファイル(文書)が表示されるので、決裁書類を追加したいワークフローから登録された文書を選択します。
    （文書を選択するには文書の選択方法は「25.フォルダ・文書を選択するには」-「文書を選択するには」をご覧ください。）
    文書管理画面
  4. 画面上部よりワークフローへの文書追加（ワークフローへの文書追加アイコン）をクリックします。
    選択したフォルダにファイル登録権限がない場合には、ワークフローへの文書追加（ワークフローへの文書追加アイコン）は
    表示されません。
  5. “文書を追加する”画面が表示されますので、追加する文書の情報及びファイルを指定します。
    文書を追加する画面文書を追加する画面


    • ファイル名
      参照（参照ボタン）をクリックし、追加したいファイルを指定します。
    • 文書名
      文書の名称を設定します。入力必須です。
    • 登録者
      現在、文書を登録しているユーザのユーザ名が表示されます。
    • 備考
      任意入力です。
    • 版
      任意入力です。
    • 工程表
      文書を工程表として管理するかどうか設定します。→「26.工程表」とは？
  6. 追加（追加ボタン）をクリックします。
  7. 確認画面が表示されますので、OK（OKボタン）をクリックします。
    追加確認ダイアログ
  8. 追加したファイルにJPEGファイルが含まれる場合、JPEG圧縮が可能です。
    圧縮形式を選択し、設定（設定ボタン）をクリックします。
    文書を追加する画面(版改訂)
  9. “文書管理”画面ではファイル(文書)が指定したワークフローに追加されます。

    ワークフロー自体にはこのファイルは追加されません。ワークフローは“ワークフロー処理状況”画面から確認可能です。(→「18. ワークフローの状況を確認するには」)詳細は別紙「オンラインヘルプ-ワークフロー」-「18. ワークフローの状況を確認するには」をご覧下さい。

    文書管理画面
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